Усі статті номера
10
жовтень 2018року
медичні кадри
заміна керівника

Керівник захворів: як оформити заміну

Ольга ДОГАДІНА, провідний експерт MCFR Кадри

СИТУАЦІЯ

Коли керівник іде у відпустку, видає наказ «Відбуваю у відпустку. Виконання обов’язків покладаю на…». Коли їде у відрядження — «Відбуваю у відрядження…». А як оформити заміну, якщо керівник захворів? Наказ «Захворів. Покладаю обов’язки…» звучить дивно…

РІШЕННЯ

Видайте наказ про тимчасове покладання обов’язків із преамбулою «У зв’язку з тимчасовою непрацездатністю…». Регламентуйте розподіл обов’язків між керівником і заступниками в посадових інструкціях

Керівник розв’язує питання діяльності закладу в межах та порядку, які визначають установчі документи (ч. 5 ст. 65 Господарського кодексу України; ГК). Установчі документи мають регламентувати склад і компетенції органів управління та порядок, за яким вони ухвалюють рішення (ч. 2 ст. 57 ГК).

Більшість власників (засновників) юридичних осіб визначають у статуті (положенні) порядок заміщення керівника закладу в разі його тимчасової відсутності — у зв’язку з відпусткою, відрядженням, хворобою тощо:

Якщо керівник закладу має право делегувати повноваження на час відсутності іншим посадовим особам, він може раз і назавжди закріпити розподіл обов’язків у посадових інструкціях чи наказом. Однак часто керівники розв’язують питання заміни лише тоді, коли постає потреба. Рекомендуємо остаточно регламентувати в документах порядок заміщення керівника на час тимчасової відсутності. Так ви уникнете зривів у роботі.

Швидка допомога

Отже, керівник захворів, а порядок його заміни в документах не визначений.

У перший день хвороби керівник має видати наказ про тимчасове покладання своїх обов’язків на іншу посадову особу закладу за її згодою (див. Додаток 1).

Це — живий малюнок

Клікайте по кружечках на малюнку і з’ясуйте, як оформити документ

Скачайте

Реєстраційний індекс
Реєстраційний індекс
Наказ про виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника належить до групи наказів із кадрових питань тривалого (75 р.) строку зберігання. Зареєструйте наказ у Журналі реєстрації наказів з кадрових питань тривалого зберігання. Рекомендований літерний індекс — к/тр
Якщо керівник захворів, а порядок його заміни в документах не визначено, урегулюйте питання наказом. Якщо керівник має змогу дістатися до роботи в перший день хвороби, то видає наказ про тимчасове покладання обов’язків керівника на іншу посадову особу підприємства
Доплата
Доплата
Працівникам, які виконують на тому ж підприємстві поряд зі своєю основною роботою, обумовленою трудовим договором, обов’язки тимчасово відсутнього працівника без звільнення від своєї основної роботи, провадиться доплата за виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника (ст. 105 КЗпП)
Підстава для видання наказу
Підстава для видання наказу
Власник або уповноважений ним орган не має права вимагати від працівника виконання роботи, не обумовленої трудовим договором (ст. 31 КЗпП). Якщо виконання заступником обов’язків тимчасово відсутнього директора не передбачено в статутних документах чи посадовій інструкції, доручити додаткові обов’язки можна лише за згодою працівника
Ознайомте з наказом
Ознайомте з наказом

Звісно, не завжди хвора людина має змогу дістатися роботи, щоб скласти документ. Альтернативний шлях — рішення про заміну керівника та про доплату за виконання його обов’язків ухвалює власник закладу (див. Додаток 2).

Це — живий малюнок

Клікайте по кружечках на малюнку і з’ясуйте, як оформити документ

Скачайте

Реєстраційний індекс
Реєстраційний індекс
Наказ про виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника належить до групи наказів з кадрових питань тривалого (75 р.) строку зберігання. Зареєструйте наказ у Журналі реєстрації наказів з кадрових питань тривалого зберігання. Рекомендований літерний індекс — к/тр
Якщо керівник захворів, а порядок його заміни в документах не визначено, урегулюйте питання наказом. Якщо керівник не має змоги дістатися до роботи в перший день хвороби, рішення про заміну керівника та про доплату за виконання його обов’язків ухвалює власник.
Власник має право управляти підприємством та реалізує його безпосередньо або через уповноважені органи (ч. 2 ст. 65 Господарського кодексу України)
Особа, яка тимчасово виконуватиме обов’язки керівника, викладає текст наказу від першої особи, указує розмір доплати, визначений рішенням власника закладу
Підстава для видання наказу
Підстава для видання наказу
рішення власника закладу. У прикладі — протокол учасників ТОВ
Реквізит «Підпис»
Реквізит «Підпис»
Прізвище, ім’я, по батькові особи, яка виконуватиме обов’язки керівника, мають бути вказані повністю. Зробити це можна у два способи:
1) зазначити в розпорядчій частині («Я, СПРАВЕДЛИВИЙ Андрій Сергійович, приступаю до …»);
2) указати в реквізиті «Підпис».
Обидва варіанти прийнятні
Відмітку про ознайомлення
Відмітку про ознайомлення
оформлювати не потрібно. Виконувач обов’язків підписує наказ і обізнаний із його змістом

Власник має право управляти підприємством та реалізує його безпосередньо або через уповноважені органи (ч. 2 ст. 65 ГК).

У перший день виходу на роботу після хвороби керівник має видати наказ про увільнення від виконання обов’язків керівника людини, яка його замінювала (див. Додаток 3).

Це — живий малюнок

Клікайте по кружечках на малюнку і з’ясуйте, як оформити документ

Скачайте

Реєстраційний індекс
Реєстраційний індекс
Наказ про виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника належить до групи наказів з кадрових питань тривалого (75 р.) строку зберігання. Наказ про увільнення від виконання обов’язків належатиме до тієї ж групи. Зареєструйте наказ у Журналі реєстрації наказів з кадрових питань тривалого зберігання. Рекомендований літерний індекс — к/тр
У перший день виходу на роботу після хвороби керівник має видати наказ про увільнення від виконання обов’язків керівника. На підставі наказу бухгалтерія припинить нараховувати доплату
Підстава для видання наказу
Підстава для видання наказу
листок непрацездатності, виданий керівнику

Профілактика

Щоб уникнути карколомних ситуацій через раптову відсутність керівника, регламентуйте в документах порядок його заміни та розподіл обов’язків між заступниками на час тимчасової відсутності:

  • у посадових інструкціях;
  • наказом.

За цих умов, якщо керівник захворів, заступник видає наказ про виконання обов’язків керівника:

  • у преамбулі — посилається на відповідний пункт статуту, посадової інструкції, наказу про розподіл обов’язків;
  • у розпорядчій частині — повідомляє, що з певного числа приступає до виконання обов’язків керівника без увільнення від основних посадових обов’язків (див. Додаток 4).

Це — живий малюнок

Клікайте по кружечках на малюнку і з’ясуйте, як оформити документ

Скачайте

Якщо в посадових інструкціях чи наказом заздалегідь регламентовано порядок заміни керівника та розподіл обов’язків між заступниками на час його тимчасової відсутності, заступник видає наказ про виконання обов’язків керівника:
у преамбулі — посилається на відповідний пункт статуту, посадової інструкції, наказу про розподіл обов’язків;
у розпорядчій частині — повідомляє, що з певного числа приступає до виконання обов’язків керівника без увільнення від основних посадових обов’язків
Реквізит «Підпис»
Реквізит «Підпис»
Прізвище, ім’я, по батькові особи, яка виконуватиме обов’язки керівника, має бути вказане повністю. Зробити це можна у два способи:
1) зазначити в розпорядчій частині («Я, СПРАВЕДЛИВИЙ Андрій Сергійович, приступаю до …»);
2) указати в реквізиті «Підпис».
Обидва варіанти прийнятні

У перший день виходу на роботу після хвороби керівник має видати наказ про увільнення заступника від виконання обов’язків керівника (див. Додаток 5).

Це — живий малюнок

Клікайте по кружечках на малюнку і з’ясуйте, як оформити документ

Скачайте

У перший день виходу на роботу після хвороби керівник має видати наказ про увільнення заступника від виконання обов’язків
Керівник визначає в наказі період, за який бухгалтерія нарахує доплату особі, яка виконувала обов’язки керівника
Підстава для видання наказу —
Підстава для видання наказу —
листок непрацездатності керівника

РЕЗЮМЕ

Отже, порядок заміщення керівника у разі його тимчасової відсутності можна прописати в статуті (положенні) закладу, а закріпити розподіл його обов’язків — у посадових інструкціях заступників керівника або окремим наказом.

Якщо заздалегідь цього не зробили, видайте наказ із преамбулою «У зв’язку з тимчасовою непрацездатністю…». У ньому покладіть свої посадові обов’язки на іншу посадову особу закладу за її згодою. У перший день виходу на роботу після хвороби видайте наказ про увільнення від виконання обов’язків керівника людини, яка вас замінювала.

Матеріали для скачування: